IT項(xiàng)目如何做好預(yù)算和成本控制？IT項(xiàng)目成本管理小建議

IT項(xiàng)目成本管理包括確保在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)完成項(xiàng)目所需的各個(gè)過程，我們必須明確項(xiàng)目范圍、交付時(shí)間和成本估算，努力減少和控制成本滿足項(xiàng)目需求。

IT項(xiàng)目成本管理的內(nèi)容

一般而言，IT項(xiàng)目的成本管理主要步驟：

1、識(shí)別項(xiàng)目成本動(dòng)因

成本動(dòng)因是揭示成本費(fèi)用開銷的業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)因素，依據(jù)成本動(dòng)因來進(jìn)行成本分類，可以幫助我們較快地透過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中隱含的問題。盡管成本動(dòng)因隨項(xiàng)目所處的業(yè)務(wù)環(huán)境、項(xiàng)目類型不同而變化，但一般說來，IT項(xiàng)目成本可以分為以下四類：

（1）人力資源成本：與項(xiàng)目人員相關(guān)的成本開銷，包括：項(xiàng)目成員工薪和紅利、外包合同人員和臨時(shí)雇員薪金、加班工資等。

（2）資產(chǎn)類成本：資產(chǎn)購置成本，指產(chǎn)生或形成項(xiàng)目交付物所用到的有形資產(chǎn)，包括：計(jì)算機(jī)硬件、軟件、外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電信設(shè)備、安裝工具等。

（3）管理費(fèi)用：用于項(xiàng)目環(huán)境維護(hù)，確保項(xiàng)目完工所支出的成本，包括：辦公室供應(yīng)、房屋（租金，設(shè)備）、支持服務(wù)等。

（4）項(xiàng)目特別費(fèi)用：在項(xiàng)目實(shí)施以及完工過程中的成本支出，包括：差旅費(fèi)、餐費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、印刷及復(fù)印等費(fèi)用。

2、項(xiàng)目成本估算和預(yù)算

（1）成本估算影響因素

項(xiàng)目預(yù)算將項(xiàng)目的預(yù)期投入成本予以量化，這一預(yù)算必須建立在對(duì)項(xiàng)目可能發(fā)生的成本和費(fèi)用合理、實(shí)際的估算基礎(chǔ)上。項(xiàng)目成本估算既要富于科學(xué)理性，也要借助邏輯判斷和經(jīng)驗(yàn)常識(shí)的積累。

事實(shí)上，已有類似項(xiàng)目的成本數(shù)據(jù)對(duì)現(xiàn)有項(xiàng)目的參考價(jià)值最大。在項(xiàng)目成本估算時(shí)，我們還應(yīng)考慮下列一些重要因素：

①項(xiàng)目中涉及的特定成本因素依賴于項(xiàng)目的需求；

②過去類似項(xiàng)目的成本支出情況；

③項(xiàng)目參與者的意見和反饋。

（2）成本估算方法

成本估算時(shí)，應(yīng)盡可能多搜集相關(guān)信息、經(jīng)驗(yàn)和意見，下列估算方法和計(jì)算公式可以在進(jìn)行成本估算時(shí)參考：

再精確的項(xiàng)目成本估算也只是估算，依據(jù)這些估算而制定的項(xiàng)目預(yù)算不可能一成不變。項(xiàng)目會(huì)經(jīng)常有所調(diào)整，項(xiàng)目外部環(huán)境的變化也會(huì)影響項(xiàng)目成本費(fèi)用的支出。為了應(yīng)付這種不確定性，項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備項(xiàng)目預(yù)算時(shí)通常會(huì)考慮"機(jī)動(dòng)因素"，這一"機(jī)動(dòng)因素"通常以項(xiàng)目預(yù)計(jì)成本的5%-10%來計(jì)提，以應(yīng)對(duì)不可預(yù)料情況的發(fā)生。

（3）成本預(yù)算

成本預(yù)算定義：成本預(yù)算是將項(xiàng)目成本估算分配給單個(gè)工作任務(wù)，制定一個(gè)成本基準(zhǔn)計(jì)劃以衡量項(xiàng)目績效。

成本預(yù)算中應(yīng)該包括項(xiàng)目中所有期望完成的工作的成本。還會(huì)有一些未被識(shí)別的其他活動(dòng)也需要加入到這個(gè)預(yù)算中。預(yù)算中還應(yīng)該包括一部分儲(chǔ)備金，以應(yīng)對(duì)計(jì)劃外的、不可預(yù)見的、可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)楸M管我們花了很大的力氣制定計(jì)劃，但仍有意外發(fā)生，最好保留一部分機(jī)動(dòng)資金，寧可不用也不要在需要的時(shí)候沒有。

成本預(yù)算是將成本估算分配給單項(xiàng)工作任務(wù)，因此，制定項(xiàng)目進(jìn)度和成本估算過程必須在成本預(yù)算過程之前完成。成本預(yù)算過程向各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)分配成本估算，用來在以后的過程中衡量項(xiàng)目的變更情況，因此成本預(yù)算是衡量成本的基線。

（4）不可預(yù)計(jì)費(fèi)用

根據(jù)企業(yè)內(nèi)部實(shí)施的不同項(xiàng)目情況，不可預(yù)計(jì)費(fèi)用可以預(yù)算也可以不用預(yù)算。有這樣一種觀點(diǎn)：不可預(yù)計(jì)對(duì)項(xiàng)目來說不是件好事，它會(huì)使項(xiàng)目成本支出難以控制。考慮到對(duì)不可預(yù)計(jì)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算有利也有弊，比較穩(wěn)妥的做法是：項(xiàng)目組可以編列不可預(yù)料費(fèi)用預(yù)算，但它不在正式審批的預(yù)算范圍內(nèi)，只有在允許的特定情形下，項(xiàng)目組方可使用。

綜上所述，我們看到IT項(xiàng)目的成本管理絕不僅僅是處理一堆數(shù)據(jù)，它貫穿于項(xiàng)目的始終，目的在于幫助項(xiàng)目經(jīng)理更好地發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在的問題，經(jīng)驗(yàn)告訴我們，有效地成本管理往往意味著項(xiàng)目成功了一半。

3、項(xiàng)目成本管理建議

ALM是面向軟件研發(fā)生命周期管理的工具，ALM支持以周、月為報(bào)工單位，以天為時(shí)間單位，以任務(wù)為報(bào)工主體進(jìn)行工時(shí)報(bào)工，支持查看個(gè)人報(bào)工歷史，項(xiàng)目經(jīng)理審批報(bào)工申請(qǐng)，查看所審批的報(bào)工歷史等；支持以部門為單位統(tǒng)計(jì)部門工時(shí)，以資源為單位統(tǒng)計(jì)消耗，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程的高度掌控。

推薦閱讀：

IT軟件項(xiàng)目生命周期的四個(gè)大階段

項(xiàng)目掙得值管理的作用有哪些？如何選擇合適的項(xiàng)目管理工具？

案例分享：ALM生命周期管理軟件應(yīng)用于某銀行信用卡中心

軟件開發(fā)流程有哪些？完整的軟件開發(fā)流程