1.4. 設(shè)置警戒線和底線
計(jì)劃會(huì)有拖延的情況。這種情況發(fā)生的頻率非常的高。很多拖延在發(fā)生之前是難以明確的，像風(fēng)一樣在不知不覺(jué)間到來(lái)、并流過(guò)。對(duì)于項(xiàng)目組來(lái)說(shuō)，好是通過(guò)設(shè)置警戒線和底線的方法來(lái)控制這種風(fēng)險(xiǎn)。警戒線和底線可以時(shí)間和階段成果為標(biāo)志。警戒線是為了認(rèn)清發(fā)生拖延的標(biāo)志，像水位的警戒線一樣。當(dāng)警戒信號(hào)出現(xiàn)后，應(yīng)該執(zhí)行應(yīng)急措施。警戒線上應(yīng)該設(shè)置必要的解決或緩解問(wèn)題的活動(dòng)。底線本身是一種預(yù)測(cè)，預(yù)測(cè)拖延可能的時(shí)間。
雙線設(shè)置可以使我們對(duì)問(wèn)題快速做出反應(yīng)。這種反應(yīng)是效率。尤其是項(xiàng)目組出差在外，或者涉及到計(jì)劃重大變更的時(shí)候，這種預(yù)防更是必要的。比如項(xiàng)目組要在5 天內(nèi)完成A、B、C、D四個(gè)工作（ABCD存在先后順序），警戒線設(shè)置為：第四天的中午完成工作C，底線為5＋1天。
當(dāng)警戒信號(hào)出現(xiàn)后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該盡快進(jìn)行一次全面的檢查，了解各個(gè)成員的工作情況，分析項(xiàng)目的整體進(jìn)度狀況，然后制定相應(yīng)的對(duì)策。警戒發(fā)生后的應(yīng)急措施應(yīng)該是提前設(shè)計(jì)好的，例如加班、增加成員等計(jì)劃。
警戒線是風(fēng)險(xiǎn)的觸發(fā)值，當(dāng)警戒信號(hào)出現(xiàn)后，說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)變成現(xiàn)實(shí)了。底線是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)處理的預(yù)計(jì)時(shí)間。如果把警戒線和底線推而廣之，那是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的管理。對(duì)重大的風(fēng)險(xiǎn)都應(yīng)該這樣考慮。風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)該是每個(gè)階段先做的事情，首先認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)，然后在計(jì)劃中充分考慮。
1.5. 工作量的評(píng)估
軟件本身是科學(xué)的產(chǎn)物，但是在軟件開(kāi)發(fā)之中，很多工作卻處于原始狀態(tài)，根本談不上科學(xué)，這尤其表現(xiàn)在工作量的評(píng)估上。計(jì)劃中的任務(wù)、時(shí)間和資源等內(nèi)容都是依據(jù)工作量來(lái)安排的。所以工作量的評(píng)估是至關(guān)重要的。工作量評(píng)估不準(zhǔn)，必然會(huì)影響成本和進(jìn)度。工作量的評(píng)估是個(gè)讓人頭痛的問(wèn)題，但這個(gè)問(wèn)題主要是自己造成的，是我們?cè)诿鎸?duì)這個(gè)問(wèn)題的時(shí)候采取了鴕鳥(niǎo)政策。
世界上已經(jīng)有幾種被人稱道的工作量評(píng)估方法，比如PERT、Delphi、Cocomo等。對(duì)于軟件工作人員來(lái)說(shuō)，“學(xué)”并不是難事，難在是不是愿意去做。變革對(duì)任何人來(lái)說(shuō)都是比較難以接受的，但是不變難以改善。也許這些方法也有不科學(xué)的地方，但這是走向科學(xué)管理的必要的一步。
2. 項(xiàng)目跟蹤
項(xiàng)目跟蹤主要針對(duì)計(jì)劃，是為了了解項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況而采取的活動(dòng)。如了解成員工作完成情況，了解整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃完成情況等內(nèi)容。跟蹤主要是為了及時(shí)了解項(xiàng)目中的問(wèn)題，并及時(shí)解決，不使問(wèn)題淤積而釀成嚴(yán)重后果。
項(xiàng)目跟蹤是必要的，因?yàn)樗梢宰C明計(jì)劃是否可實(shí)施，同時(shí)可以證明計(jì)劃是否可以被完成。因?yàn)榭梢詫?duì)計(jì)劃進(jìn)行檢驗(yàn)，所以如果我們把計(jì)劃和跟蹤作為一個(gè)工作循環(huán)，那么計(jì)劃將得到適時(shí)的改進(jìn)，因?yàn)楦欉^(guò)程中會(huì)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃的不當(dāng)之處。詳細(xì)的計(jì)劃可以提高跟蹤的準(zhǔn)確性，提高跟蹤的效率和效果。粗糙的計(jì)劃則會(huì)加大跟蹤的工作量，并降低跟蹤的效果。這是循環(huán)所必然導(dǎo)致的結(jié)果。
計(jì)劃中很多事情是無(wú)法寫進(jìn)去的，例如人員士氣變化，人員的思想變化等，但這些事情很有可能影響項(xiàng)目的進(jìn)展。跟蹤——及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題變得尤為重要。
項(xiàng)目跟蹤實(shí)施人應(yīng)該是項(xiàng)目經(jīng)理，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目計(jì)劃，并且項(xiàng)目經(jīng)理可以進(jìn)行工作的協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)。跟蹤可以給項(xiàng)目所有成員一個(gè)工作的參考，跟蹤的結(jié)果和數(shù)據(jù)是“好的教材”。跟蹤主要是通過(guò)與項(xiàng)目成員的交流來(lái)完成，這種交流包括口頭的和書面的。
跟蹤的益處有：
2.1. 了解成員的工作情況
一個(gè)任務(wù)分配下來(lái)后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該知道工作的進(jìn)展情況，那么他必須去跟項(xiàng)目成員進(jìn)行交流，了解這個(gè)成員的情況。所以他要得到的信息是“能不能按時(shí)并保質(zhì)保量的完成？如果不能按時(shí)完成，需要什么樣的幫助呢？”這是項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)心的。而且需要隨時(shí)的收集。如果這個(gè)信息沒(méi)有被收集上來(lái)，那么項(xiàng)目經(jīng)理失去了對(duì)項(xiàng)目的了解，也失去可適時(shí)調(diào)整的時(shí)機(jī)，如此，后果可想而知了。
2.2. 調(diào)整工作安排，合理利用資源
如果項(xiàng)目組中有幾個(gè)或者幾十個(gè)人的時(shí)候，可能出現(xiàn)完成任務(wù)早晚的不同，完成早的不能閑著，完成晚的要拖后腿。也可能發(fā)現(xiàn)某人更適合某項(xiàng)工作，某人不適合某項(xiàng)工作。這時(shí)需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行工作的調(diào)整。那么這個(gè)跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理完成這個(gè)工作。
2.3. 促進(jìn)完善計(jì)劃內(nèi)容
項(xiàng)目人員多了，又去跟蹤，這必然要求項(xiàng)目經(jīng)理做出詳細(xì)的計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃必須要明確任務(wù)，明確任務(wù)的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間，明確產(chǎn)物的標(biāo)準(zhǔn)（至少是項(xiàng)目經(jīng)理和制作人雙方可以接受且明確的內(nèi)容）。這要求項(xiàng)目經(jīng)理把整個(gè)項(xiàng)目分成若干部分。詳細(xì)的考慮分工。項(xiàng)目經(jīng)理的跟蹤必然促使項(xiàng)目組成員更加詳細(xì)、合理的制定自己工作計(jì)劃，終形成一種良好的氛圍，那是計(jì)劃展現(xiàn)出的層次結(jié)構(gòu)（項(xiàng)目大計(jì)劃、中計(jì)劃和個(gè)人計(jì)劃）。
2.4. 促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)人員的認(rèn)識(shí)
工作分解后，應(yīng)該按照個(gè)人的特長(zhǎng)分配工作，因?yàn)樘亻L(zhǎng)是效率。所以項(xiàng)目經(jīng)理必須了解項(xiàng)目成員的情況。即使在開(kāi)始時(shí)不了解這種情況，這種信息在跟蹤中也會(huì)很快的被體現(xiàn)出來(lái)。也是說(shuō)跟蹤促使項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)成員進(jìn)行一個(gè)評(píng)估，并且這個(gè)評(píng)估是可以找到根據(jù)的（項(xiàng)目跟蹤的結(jié)果）。
2.5. 促進(jìn)對(duì)項(xiàng)目工作量的估計(jì)
在一個(gè)好的跟蹤工具中應(yīng)該有對(duì)工作量的估計(jì)。工作量的估計(jì)總是很不準(zhǔn)確，這個(gè)問(wèn)題在跟蹤中表現(xiàn)為完不成任務(wù)/計(jì)劃，或者工作超前。在這種情況發(fā)生后，也必然促使項(xiàng)目組去考慮工作量的評(píng)估問(wèn)題，包括整個(gè)項(xiàng)目的工作量，各個(gè)任務(wù)的工作量，還有可能導(dǎo)致整個(gè)計(jì)劃的修改。
2.6. 統(tǒng)計(jì)并了解項(xiàng)目總體進(jìn)度
經(jīng)常會(huì)遇到這種情況，項(xiàng)目組在同一時(shí)間進(jìn)行不同階段的工作。這時(shí)對(duì)于工作進(jìn)度的把握，尤其是總體進(jìn)度的把握比較困難。如果項(xiàng)目經(jīng)理把階段劃分的很清楚，并且階段工作量也很明確，而且項(xiàng)目成員也對(duì)自己的工作量進(jìn)行評(píng)估的話，那么項(xiàng)目的總體進(jìn)度可以由工具自動(dòng)生成（完成的百分比）。這當(dāng)然不是很準(zhǔn)確，但卻可以作為一個(gè)參考。而且是一個(gè)比較好的參考。
2.7. 有利于人員考核
項(xiàng)目成員的工作能力，例如“是否按時(shí)完成任務(wù)，完成工作量的大小，工作內(nèi)容的難易…… ”，很多信息都可以在跟蹤工具中體現(xiàn)出來(lái)。使項(xiàng)目考核有理有據(jù)，人人信服。
3. 小結(jié)
對(duì)于我們現(xiàn)在來(lái)說(shuō)要想做好事情，首先是增加管理工作的內(nèi)容和工作量，改變以往“項(xiàng)目只有技術(shù)重要”的看法和做法。管理的工作很雜而且很多，很多情況下我們不知道該管些什么，該如何去管？所以很多工作都被有意或者無(wú)意錯(cuò)過(guò)。
計(jì)劃是管理的第一步。計(jì)劃是為自己做的。計(jì)劃應(yīng)該是切合實(shí)際的。在國(guó)內(nèi)定制軟件開(kāi)發(fā)領(lǐng)域有這樣一個(gè)認(rèn)識(shí)，那是一個(gè)項(xiàng)目一般會(huì)有三個(gè)計(jì)劃，第一個(gè)是給客戶的，第二個(gè)是初的，第三個(gè)是神仙計(jì)劃；但只有第三個(gè)沒(méi)有形成文檔。這主要是客戶催的緊，所以第一個(gè)是應(yīng)付客戶的。第二個(gè)計(jì)劃本想是用來(lái)指導(dǎo)自己工作的，或者給領(lǐng)導(dǎo)的，但是由于內(nèi)容粗糙，再加上變化太多，失去耐性后被束之高閣。第三個(gè)計(jì)劃只有神仙才知道，是做到什么時(shí)候算什么時(shí)候！要讓計(jì)劃變得可行，首先要求公司領(lǐng)導(dǎo)重視計(jì)劃，按照計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目組考核。
從跟蹤方面來(lái)說(shuō)，是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)去了解項(xiàng)目的情況。但項(xiàng)目成員也應(yīng)該主動(dòng)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)工作，尤其是工作中的問(wèn)題，但不能完全依靠成員的問(wèn)題反饋，在項(xiàng)目工作中，項(xiàng)目經(jīng)理采取主動(dòng)是應(yīng)該的，很多情況下沒(méi)有問(wèn)題，但卻孕育著問(wèn)題。所謂“沒(méi)有問(wèn)題是問(wèn)題”，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該注重這種情況�，F(xiàn)在我們需要一個(gè)好的工具，來(lái)建立并完善我們的跟蹤工作。跟蹤工具可以是一個(gè)表格，很多的大公司都是采用Excel來(lái)完成的。
讓計(jì)劃和跟蹤形成一個(gè)有機(jī)的整體，做了計(jì)劃要考慮跟蹤。我們以前的做法是丟棄了跟蹤，所以計(jì)劃也變得可有可無(wú)了
