三、與各部門負責(zé)人及具體實施人員的溝通

溝通原則：目標為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障用戶的這類人員是信息系統(tǒng)建設(shè)直接的受益人和資源的提供者，要在完成自身業(yè)務(wù)的同時，還要支持和參與信息系統(tǒng)的建設(shè)。項目團隊與他們的溝通以目標為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障為溝通原則，滿腔熱情地向他們宣傳企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標，項目團隊和用戶方項目負責(zé)人主動和各級部門溝通，深入基層了解真實有效的信息化需求，收集各級部門提出的建設(shè)性意見。

項目團隊在經(jīng)過與用戶的充分溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)上制定項目計劃，并以制定的項目計劃作為行動的指南，向用戶的相關(guān)人員傳遞項目行動信息。指導(dǎo)項目工作的進行，檢查行動的結(jié)果。分析出現(xiàn)的問題，充分調(diào)動各級部門和人員參與信息化建設(shè)的積極性，形成各級部門和人員在信息化建設(shè)中多出成績的良好競爭與合作局面。

在IT信息化項目中。項目團隊要將紛繁復(fù)雜的項目信息進行結(jié)構(gòu)化的管理，規(guī)定項目團隊中的每個人都是溝通的主體，都要嚴格按照溝通計劃進行項目溝通；同時，要指派專人負責(zé)維護溝通計劃、收集產(chǎn)生的信息，在適當(dāng)?shù)臅r機發(fā)布和終存儲信息，并針對溝通計劃的執(zhí)行情況進行溝通方面的績效考核。

在IT信息化項目的溝通計劃中，建立一個《項目溝通通訊錄》，可以記載用戶主要項目干系人的姓名、職責(zé)、通訊方式、需要收集的信息和需要發(fā)布的信息、溝通的時機、誰負責(zé)與他溝通等資料，使各溝通責(zé)任人能夠清晰地了解他所負責(zé)的溝通任務(wù)，可以按規(guī)定的時機和內(nèi)容與他所負責(zé)的溝通對象進行及時的溝通。

在IT信息化項目中，項目團隊要采用統(tǒng)一的項目文檔管理方式，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、規(guī)定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫的權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便，用戶和溝通責(zé)任人能夠快速地提取到所需要的信息。為保證溝通的真正實現(xiàn)，項目團隊要建立溝通反饋機制：規(guī)定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。

項目團隊要通過各種例行的和隨機的會議和報告與用戶進行溝通，將提交給用戶的報告分為定期報告、階段審查報告和緊急報告三類，規(guī)定具體的報告格式及提交時間。將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號角和保障。

在現(xiàn)今瞬息萬變的社會中，計劃總是沒有變化快是不爭的事實，沒有變化的計劃是沒有生命力的。

在項目每個階段的工作開始前，項目團隊都要了解當(dāng)初制定項目計劃時的假定和約束條件有沒有發(fā)生變化，了解項目計劃有沒有變更的需要；同時通過發(fā)送各種形式通知的方式，向用戶方的項目負責(zé)人、主要項目成員及其他相關(guān)人員發(fā)送項目將要進行的活動信息。如同進攻前發(fā)出的號角一樣，使參與項目的用戶相關(guān)人員切實地做好各項組織、協(xié)調(diào)和準備工作，配合項目團隊共同完成這個階段的工作。

當(dāng)項目的某個階段的工作完成后，項目團隊和用戶共同檢查和記錄這個階段的可交付成果，將項目的實際狀況通報給項目各方，肯定工作成績。鼓舞項目各方的士氣，使得項目的各個參與方進一步堅定項目必勝的信心；同時，及時地分析問題以尋求改進，消除存在的分歧和誤解。保障并進一步提高用戶參與項目活動的熱情。

當(dāng)前的時代是一個合作的時代，信息系統(tǒng)的建設(shè)也無法脫離這個主題，它需要信息系統(tǒng)供應(yīng)商、用戶以及項目的其他參與方（如硬件提供商）的共同協(xié)作。

所以，高效和健全的項目溝通管理是項目團隊為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時了解項目的進展情況，保證項目符合用戶的要求，并按照既定的計劃向前推進，使用戶認同項目的進度并建立預(yù)期，及時發(fā)現(xiàn)和解決項目推進過程中遇到的問題。

總的來說，信息系統(tǒng)的建設(shè)需要項目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎(chǔ)上進行的項目，才能保證項目各方的思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，項目才能終邁向成功。