關(guān)于項(xiàng)目，可以確定的是它的不確定性，這是千真萬(wàn)確的，因?yàn)槊總�(gè)項(xiàng)目都是的。盡管有周密的計(jì)劃，每個(gè)項(xiàng)目都一定會(huì)由于各種原因不能按部班地按計(jì)劃實(shí)施。
接受了這樣的事實(shí)以后，你必須小心的是學(xué)習(xí)如何管理這種不確定性—這種不確定性，是你必須接受它，才能夠?qū)⑺幚淼煤�。你不妨從重新定義項(xiàng)目管理入手。
“項(xiàng)目管理是一門(mén)們?cè)诓淮_定的條件下實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的藝術(shù)。”
注意，項(xiàng)目管理是“藝術(shù)”，而不是“科學(xué)”。處理不確定性沒(méi)有教條，也沒(méi)有捷徑。但是，和其他藝術(shù)一樣，你可以運(yùn)用原則于項(xiàng)目管理上，也可以從專家身上學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理。
體育教練在每一場(chǎng)比賽中處理不確定性的經(jīng)驗(yàn)，都是項(xiàng)目經(jīng)理學(xué)習(xí)有效管理項(xiàng)目的榜樣。鑒于這一點(diǎn)，作為項(xiàng)目經(jīng)理的你，可以看看體育教練的七個(gè)值得你學(xué)習(xí)的特質(zhì)。
特質(zhì)一：直面變化
首先，在一個(gè)教練的觀念中，不確定性是無(wú)法選擇的。對(duì)手、天氣、隊(duì)員的傷病、其他隊(duì)伍如何應(yīng)對(duì)每場(chǎng)比賽以及其他種種因素，都存在不確定性。每個(gè)教練都清楚，雖然事先都有精心的計(jì)劃，這些不確定因素還是都存在。一個(gè)的教練會(huì)預(yù)料到，由于比賽中，或某段時(shí)期中發(fā)生的事情，每個(gè)計(jì)劃都將有改變。
作為項(xiàng)目經(jīng)理，對(duì)待項(xiàng)目你也要有這種思想準(zhǔn)備。當(dāng)然你必須分析風(fēng)險(xiǎn)，但也要保留在必要時(shí)改變計(jì)劃的權(quán)力，你甚至需要設(shè)定階段性的停頓，決定計(jì)劃是否應(yīng)如期執(zhí)行。實(shí)際上，如果你在項(xiàng)目初始認(rèn)識(shí)到不確定性的存在，并做好應(yīng)對(duì)計(jì)劃，一旦不確定的事情發(fā)生，你會(huì)更加有備而戰(zhàn)。
特質(zhì)二：充分研究
雖然不確定性是無(wú)法選擇的，但這并不意味著教練們?cè)诒荣悂?lái)臨時(shí)不加準(zhǔn)備。相反，他們?cè)诒荣惽白龃罅康难芯抗ぜc他們的隊(duì)員看比賽錄像—自己的隊(duì)伍和對(duì)手以前的比賽。他們研究哪里打得好，哪里打得不好，并且需要改進(jìn)。他們分析其他隊(duì)伍在不同比賽中如何應(yīng)對(duì)，自己的隊(duì)員又是如何做的，利用這些信息決定應(yīng)該練習(xí)什么，哪些方面需要整理、提高，應(yīng)該如何迎戰(zhàn)對(duì)手等等。
你也應(yīng)該從以往項(xiàng)目的教訓(xùn)中，分析哪些做法是有效的，哪些是無(wú)效的。同樣，雖然你的對(duì)手可能不存在(盡管從組織政治的角度看你是存在對(duì)手的)，你還是需要清楚了解你的利益相關(guān)者。這包括你要清楚哪些人會(huì)受到大的沖擊，什么人的影響力大，如何和每個(gè)利益相關(guān)群體溝通。
特質(zhì)三：制定計(jì)劃
做了充分的研究之后，教練可以整合利用信息形成比賽的戰(zhàn)略方針，設(shè)計(jì)打法，為隊(duì)員設(shè)定具體的目標(biāo)。如果目標(biāo)沒(méi)有達(dá)到，或者隊(duì)伍沒(méi)有有效地執(zhí)行—不管過(guò)程中有沒(méi)有調(diào)整計(jì)劃—他們會(huì)在下一場(chǎng)比賽之前分析原因。
確定目標(biāo)和戰(zhàn)略對(duì)于你的項(xiàng)目同樣重要。你不僅要考慮功能性目標(biāo)，還要考慮表現(xiàn)目標(biāo)，(用測(cè)試的術(shù)語(yǔ)來(lái)說(shuō)，比如產(chǎn)品表現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)等等)。你應(yīng)該從功能水平的角度、進(jìn)度安排方法、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)及其他角度，制定如何開(kāi)展項(xiàng)目的戰(zhàn)略。每個(gè)項(xiàng)目都不盡相同，“通用”的方法是不可取的。
特質(zhì)四：逐步實(shí)施
雖然體育教練制定戰(zhàn)略和目標(biāo)，甚至為具體的某場(chǎng)比賽做了準(zhǔn)備，他們并不把整個(gè)比賽計(jì)劃一一列出。這樣做會(huì)顯得很可笑，因?yàn)槊繄?chǎng)比賽都取決于賽場(chǎng)里的發(fā)展勢(shì)態(tài)以及比賽中發(fā)生的具體情況。種種打法變成了提供多種選擇的工具箱。即使計(jì)劃水平非常高的教練也會(huì)根據(jù)需要調(diào)整戰(zhàn)略和目標(biāo)，保證比賽的勝利。他們會(huì)分階段計(jì)劃比賽，往往采取定時(shí)設(shè)計(jì)的方式。
你的項(xiàng)目也必須逐步實(shí)施，并不斷地修正，利用滾動(dòng)計(jì)劃或者重復(fù)進(jìn)程的方法處理無(wú)法事先準(zhǔn)確預(yù)測(cè)的問(wèn)題。通過(guò)定時(shí)回顧問(wèn)題出現(xiàn)在哪里，你可以牢牢控制問(wèn)題發(fā)生的范圍(前提條件是重復(fù)的次數(shù)事先已設(shè)定，或者你有辦法知道什么時(shí)候“游戲結(jié)束”)。
你也可以使用 “劇本”預(yù)演的方法。正如教練準(zhǔn)備各種打法以備不時(shí)之需一樣，你可以將能夠形成備選方案的事情列成一個(gè)清單，放到你的工具箱里備用。這個(gè)清單一般情況下不是項(xiàng)目計(jì)劃的一部分，但可以作為工作內(nèi)容的一部分(比如，工作分解結(jié)構(gòu)圖中不能再分解的低層次或低可交付層次的工作)，與這些工作相關(guān)的人員可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候使用這張清單，做好每個(gè)細(xì)節(jié)。
